1、合同文件包括資信調(diào)查、項(xiàng)目資格審查、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同書正副本、合同交底和工程量表、預(yù)（結(jié)）算報(bào)表、工程圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工程技術(shù)（安全）交底、會議紀(jì)要、往來函件、協(xié)議等明確雙方權(quán)利義務(wù)的文件。

2、合同文件必須形成書面文件，企業(yè)制定全面嚴(yán)格的合同文件管理制度，將合同文件管理責(zé)任落實(shí)到部門、落實(shí)到具體崗位。

3、業(yè)主以口頭形式提出的技術(shù)變更、修改設(shè)計(jì)或與工程有關(guān)的其它要求時(shí)，接受業(yè)主口頭要求的項(xiàng)目經(jīng)理部商務(wù)人員應(yīng)立即會同相關(guān)部門，把業(yè)主的口頭要求整理成書面文件，并詢問業(yè)主該書面文件是否真實(shí)表達(dá)了業(yè)主的意見，若業(yè)主認(rèn)為書面文件的表述真實(shí)，則請業(yè)主簽字認(rèn)可，若業(yè)主認(rèn)為書面文件的表述未能真實(shí)表達(dá)其意圖，則項(xiàng)目經(jīng)理部商務(wù)人員負(fù)責(zé)修改該文件直至業(yè)主認(rèn)為該表述真實(shí)為止，并請業(yè)主簽字認(rèn)可。我方對分供方的指示原則上應(yīng)以書面為準(zhǔn)。

4、遇特殊緊急情況業(yè)主提出口頭要求時(shí)，可視具體情況履行業(yè)主的要求，但是履行后應(yīng)及時(shí)辦理書面簽認(rèn)手續(xù)。數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等）應(yīng)及時(shí)辦理簽認(rèn)手續(xù)。

5、項(xiàng)目經(jīng)理部是合同管理過程中的合同文件的直接責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集、歸檔、管理履行過程中的合同文件，并具體落實(shí)到指定人員。